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協同管理有效根除能源行業的“大企業病”
字體 [ ] 發布日期:2015-03-09

能源行業屬燃料動力工業,無時無刻不在進行著能量轉換和傳遞,支撐著國民經濟的快速發展。隨著人們對能源行業的依賴性加大,能源需求不斷增加,能源行業的發展也更具特色。從大的產業環境來看,我國能源消耗總量已位居世界前列,每年一次性能源的消費比重均在90%以上,但新能源利用率不足10%,可持續發展面臨挑戰。如何調整能源結構、減輕生態環境壓力,已成為時代主旋律。而從能源企業自身發展來看,我國能源企業主要是在國有經濟框架下實現的,控股股東多為大型企業集團。面臨生產部門地域廣、人員更分散,而且部門和員工數量相對較多,難以集中管理等難題,也就是我們通常所說的“大企業病”。如何從根本上解決機構臃腫、多重領導 、人才快速流失等行業通???顯然,信息化技術成為能源行業的“必需品”。

有數據表明,2013年能源行業的信息技術投資規模為404.2億元,2014年的投資規模將會達到453.9億。由于連續數年在基礎設施和系統建設方面的持續投入,能源行業的信息化已具備良好的基礎。一些優秀企業的信息化目光已開始轉移到深入應用階段。包括億利資源集團、武漢都市環保工程公司、渤海鋼鐵集團、唐山鋼鐵國際工程技術公司、北方華錦化學工業集團、福建石油化工集團、廣西華錫集團、河北建設勘察研究院等。這些企業的信息化的重點逐步轉向對已有系統進行集成、整合、深化和提升,讓信息化發揮更大的效益。而在企業轉型過程中,協同管理與云計算、大數據、物聯網等新技術已互融互通,對能源信息化的深化和提升起到了關鍵作用。

加速企業信息流轉

億利資源集團的員工有8000人左右,旗下擁有生態修復、煤炭清潔利用、天然氣、太陽能、分布式能源等業務。通過本土化耐寒、耐旱、耐鹽堿種質資源開發、生態修復與工程技術服務輸出“林、草、藥材”復合生態種植。目前,修復沙漠生態和土地總計1萬多平方公里,包括內蒙古庫布其、科爾沁、毛烏素、河北壩上、新疆南疆,帶動10多萬農牧民脫貧致富。億利資源集團的微煤霧化技術更是領先業界,使煤炭的燃燒效率大大提高,排放指標已接近天然氣。而其天然氣業務已遍布全國20多個省,100多個城市,300多個網點。

億利資源集團的企業信息化管理在能源行業非常具有代表意義。集團付款流程在2012年以前一直是線下處理,申請人填寫付款審批單并附相關合同及付款材料,按照所屬流程找領導依次審批,由于高管經???、出差、申請審批單據的同事較多,最長的時候一個流程兩個多月才走完,付款效率十分低,從未按照合同要求完成過。合作伙伴對此多有微詞,嚴重影響了企業形象。

20103月,集團決定采用致遠的協同OA提高審批效率。三個月后,OA付款審批單上線,所有付款流程線上處理。通過對沉淀了兩年的數據進行分析,并對全集團的所有流程及流程中每個節點的處理情況進行了統計,發現流程仍為集團執行周期最長的流程,重點崗位領導平均審批時間在3~5天,于是按照“最優路徑法則”對流程節點進行優化,從827個節點優化到610個節點,此外對每個節點設置了處理期限(員工為1天,高管為1.5天)與超期提醒。現在,僅需要一周左右時間,企業就可以將流程走完,大大提升了付款效率與客戶滿意度,進一步提升了企業形象。并且,多次付款時可以直接引用原流程,便于跟蹤、核對通過上傳附件,大大節省了紙張打印的浪費。借助致遠軟件的集團付款審批單流程應用、會議管理、多系統集成等技術,億利資源集團不僅開辟了真正的集團管控門戶,搭建了內部溝通與知識分享平臺,還實現了移動辦公應用。

目前,協同管理帶給億利資源集團的價值已非常明顯。高層全部開通移動終端授權,隨時隨地可以處理公務,受到集團領導一致好評。協同管理可以加速信息流轉,明確了各人職責,節約辦公時間,大大提高了工作效率。

提升企業整體運轉能力

同樣,國家級環保高新技術企業、國家環保總局批準的“武漢青山國家環保產業基地”的骨干成員單位——武漢都市環保,也借助協同應用進行高效管理,提高核心競爭力。

隨著能源環保事業的發展,武漢都市環保逐漸意識到,信息化建設才是企業快速發展的助力器,而協同辦公則是信息化建設的基礎與基石。協同辦公平臺能夠有效實現日常高效的無限制辦公,同時還有利于企業減少辦公內耗,落地管理制度,提升管理的精細化程度,是企業提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具,也逐漸形成了企業管理的重心。

至于,武漢都市環保為何選擇了致遠協同辦公平臺?該公司項目負責人表示,致遠軟件除了滿足企業快速發展的需要、更好地優化企業管理流程,最重要的原因是品牌的信賴。致遠軟件多年來一直致力于協同辦公平臺領域的開發與研究,已將協同辦公平臺與大數據和云計算相結合走進了大協同時代,在國內協同辦公領域擁有大量的客戶。不論口碑、形象還是服務能力都相當過硬。致遠協同能從企業自身管理需求出發,同時,通過對協同市場的調研、考察,充分考慮致遠協同辦公便捷性、適應性、人性化、個性化的需求。

都市環保深化協同辦公的具體做法是:

第一,系統遵循“人力資源應用-無流程表單+數據關聯+數據回寫”原則。各人力資源專員在調用“人員異動”、“考核”套表的過程中,“工號”、“姓名”等基本人員信息字段可直接從“人員檔案管理底表” 中關聯數據。在人員進行內部調動后,調動后的“崗位”、“所在部/室”也會將數據回寫至“人員檔案管理底表”。既可保證數據的準確性、唯一性,也大量減少了人力資源專員在使用人事表單的過程中,重復填寫基礎數據的工作量。

第二,將公司項目管理流程進行劃分,分為設計管理流程和總包管理流程,并形成相應體系。在項目管理體系中,表單支持數據和時間為觸發條件。支持觸發后消息提醒,通過消息直接建立新業務。若設置時間條件,支持觸發后自動進入觸發對象的日程事件中??墑瓜钅抗芾碚齷方諢坊廢囁?,也可確?;方詰耐暾?,避免疏漏,將項目管理體系化管理落地。

第三,將公司營銷管理劃分為五個階段,即立項階段、方案階段、投標階段、談判階段,以及執行階段。公司領導可以通過公司的業務范圍、業務形式、營銷階段、預算項目費用、實際項目費用等維度來整體“看盤”?;謊災?,領導對項目的費用可以直觀、清晰的進行管控,以達到預算管理落地的目的,并可以全面了解公司項目的情況,進行差異化項目管控。

第四,將三個大信息系統進行數據集成,包括協同辦公系統 V5-A8 5.1、人力資管理系統 NC-eHR 5.7,以及檔案管理系統。一方面,將eHR作為基礎人員信息管理出口,將組織機構、用戶信息進行同步,同步到OA和檔案系統,此方式可統一管理信息系統的帳號密碼,減輕管理員維護帳密的工作量,也可解決用戶密碼過多經常遺忘密碼的問題。另一方面,將OA作為公司綜合辦公平臺,將人力資管理系統、檔案系統的業務審批流程推送到OA中進行審批,將數據回寫進入業務系統,并集成所有消息提示,達到辦公平臺統一,使領導可以統一平臺批示,不用再各個信息系統切換審批。也可以根據消息集成,立即了解自身的業務待辦事項,盡快處理業務流程,提高審批效率。

可見,只有通過深化協同辦公平臺的應用,才能真正實現辦公的制度化、表單化、流程化、體系化,移動化,并能使復雜問題簡單化、簡單問題流程化、關鍵問題體系化。

規范企業管理流程

事實上,協同管理不只在環保能力建設方面發揮著重要作用,也覆蓋到鋼鐵行業的各項管理。作為世界500強企業之一,渤海鋼鐵集團也借助協同管理實現快速溝通與協作。

渤海鋼鐵集團,在世界500強排名第327位,中國鋼鐵綜合排名位居第5位,集團擁有10家二級直營子公司,以及100余家三、四子公司,在職員工超7萬余人。隨著業務的發展,渤海鋼鐵集團也無一例外地患上了“大企業病”,各項流程管控難,員工不知找誰簽字,領導經常不在,業務流程涉及部門繁多,企業制度不清晰,流程走向把控性差。

為此,集團通過致遠的協同管理重新設置管理流程,進行多層級、多業務管控。首先,建立立足集團總部,涵蓋10家二級直營子公司的體系架構。其次,集團實施多層級管控,全面實行各類公文流轉,包括本部、二級子公司各類,流程涉及表單、協同辦公、文檔管理、公共信息的辦公自動化等多層級管理。其三,建立總部管控下的多層協同辦公系統體系,包括集團總部與子公司,子公司與子公司之間自動化協同管理應用,解決整合后的集團與各子公司之間的信息化交流與管控。

如今,渤海鋼鐵集團已實現紙質辦公流程到網絡辦公的轉變,加強了各子公司與集團總部的流程管理統一規范化,實現管理落地。另外,利用致遠V3.5自帶統計、圖表輸出功能實現了集團生產產量的填報、統計、圖表的生成,實現旬報圖表一月填報三次,3次數據圖表呈現,使領導更加直觀的了解到產量數據,也更加方便領導做決策。最值得一提的是,通過生產日報數據的統計跟查詢,極大簡化了原有的人為數據統計匯總,四家子公司每日數據的填報后自動生成集團總和。

綜合來看,協同管理已經成為能源行業信息化建設的重點。隨著協同管理應用的深入發展,大數據、云計算、移動應用等新技術也開始真正走入企業。通過一些大型能源企業的 “瘦身”行動來看,向輕量化、去中心化方向轉型,已是大勢所趨。未來,能源行業信息化將加快轉型步伐,步入以數字化、網絡化為代表的智能化新階段。





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